5 Plattformen, mit denen mittelständische Unternehmen ihre Unternehmensdaten besser nutzen können

In den meisten mittelständischen Unternehmen fallen große Mengen an Daten an. Buchhaltung, CRM, Personalmanagement und operative Systeme erzeugen täglich umfangreiche Informationen. Meist fehlt es nicht an Daten. Die Herausforderung besteht darin, sie zügig und sinnvoll zu verknüpfen, damit daraus belastbare Erkenntnisse für Entscheidungen entstehen.

Unternehmen mit einer besonders wirksamen Datennutzung sind nicht automatisch die größten oder technisch am aufwendigsten ausgestatteten. Entscheidend ist vielmehr, dass sie passende Plattformen sinnvoll kombinieren und so aus verstreuten Daten ein einheitliches Bild für fundierte Entscheidungen schaffen. Genau dabei unterstützen diese fünf Plattformen.

1. Sage ERP: Die zentrale Grundlage für Steuerung und Unternehmensdaten

Sage ERP bündelt die wesentlichen Unternehmensinformationen an einem Ort, darunter Finanzen, Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb und Personalwesen. Anstatt Daten aus getrennten Einzellösungen aufwendig zusammenzuführen, arbeiten Unternehmen mit einer gemeinsamen, laufend aktualisierten Datenbasis. Darauf lassen sich Berichte und Analysen in Echtzeit aufbauen.

Mit Sage 100 und Sage X3 stellt Sage Lösungen bereit, die auf die Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten sind. Sie sind modular konzipiert, skalierbar und verfügen über eine offene Architektur, welche die Verbindung mit externen Speziallösungen vereinfacht. Diese zentrale Datenbasis bildet das Fundament, auf dem die übrigen Plattformen dieser Liste ihren Nutzen vollständig entfalten können.

Warum das relevant ist: Fehlt eine verlässliche zentrale Datenbasis, liefern selbst leistungsfähige Analysetools lediglich ansprechende Darstellungen unzuverlässiger Informationen. Sage ERP schafft die Voraussetzung für Analysen, auf die Unternehmen vertrauen können.

2. Staffbase: Lösung für die interne Unternehmenskommunikation

Unternehmensdaten entfalten ihren Wert erst dann, wenn sie die passenden Personen zum richtigen Zeitpunkt erreichen. Entscheidungen auf Grundlage aktueller Informationen können nur Wirkung zeigen, wenn sie innerhalb der Organisation klar und wirksam vermittelt werden. Staffbase ist eine speziell für mittelständische Unternehmen entwickelte Plattform für interne Kommunikation. Über eine einheitliche App lassen sich Informationen, Berichte und strategische Updates gezielt verbreiten.

Für Führungskräfte, die Entscheidungen mithilfe von ERP- und Business-Intelligence-Daten treffen, bietet Staffbase eine Möglichkeit, diese Beschlüsse und ihre Hintergründe transparent sowie effektiv in sämtliche Unternehmensbereiche zu kommunizieren.

Warum das relevant ist: Daten schaffen nur dann einen Mehrwert, wenn die daraus gewonnenen Entscheidungen wirksam umgesetzt werden. Zielgerichtete und verständliche interne Kommunikation verbindet Datenerkenntnisse mit unternehmerischer Wirkung.

3. Tableau: Plattform für Business Intelligence und Datenvisualisierung

ERP-Systeme eignen sich hervorragend zur Speicherung und Verwaltung von Daten. Für deren visuelle Aufbereitung sowie detaillierte Auswertung werden jedoch spezialisierte Business-Intelligence-Werkzeuge benötigt. Tableau kann direkt mit Sage ERP verbunden werden und hilft Führungskräften sowie Controllingteams dabei, Finanzkennzahlen, Vertriebsinformationen und operative Metriken in interaktiven, aussagekräftigen Dashboards abzubilden.

Anstatt Berichte manuell aus dem ERP zu exportieren und anschließend in Tabellen aufzubereiten, sind zentrale Kennzahlen jederzeit in übersichtlicher Form verfügbar. Sie werden automatisch aktualisiert und können von allen Mitgliedern des Führungsteams abgerufen werden, ohne dass Kenntnisse des ERP-Systems erforderlich sind.

Warum das relevant ist: Klar dargestellte und leicht verständliche Daten werden tatsächlich in Entscheidungsprozesse einbezogen. Tableau macht aus den Rohdaten des ERP strategisch nutzbare Entscheidungsgrundlagen.

4. Workato: Integrationsplattform für automatisierte Datenströme

Auch sorgfältig ausgewählte Einzellösungen benötigen eine Ebene, die sie zuverlässig miteinander verknüpft. Workato ist eine Integrationsplattform, welche Datenflüsse zwischen dem ERP und weiteren Geschäftssystemen automatisiert. Dafür sind keine umfangreichen individuellen Entwicklungen erforderlich.

Erfasst das CRM beispielsweise einen neuen Auftrag, wird dieser automatisch an das ERP weitergegeben. Meldet das HR-System eine Neueinstellung, aktualisiert sich die Personalkostenplanung im ERP. Wird ein Bestand im Warenlager gebucht, steht diese Information unmittelbar auch der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Workato sorgt dafür, dass die Systeme als verbundenes Ganzes arbeiten und Daten weder verloren gehen noch manuell übertragen werden müssen.

Warum das relevant ist: Erst automatisierte Integrationen machen aus einzelnen Anwendungen ein zusammenhängendes digitales Unternehmen. Ohne sie bleiben selbst leistungsstarke Plattformen isoliert und verursachen möglicherweise mehr Aufwand, als sie reduzieren.

5. Salesforce: CRM-Plattform und Lösung für Vertriebsintelligenz

Sind Vertriebs- und Finanzdaten auf unterschiedliche Systeme verteilt, entsteht eine strukturelle Lücke. Das Vertriebsteam verfügt dann über andere Informationen zur Geschäftsentwicklung als die Finanzabteilung im ERP. Salesforce ist das weltweit führende CRM-System und kann über Schnittstellen direkt mit Sage ERP verbunden werden.

Wird ein Angebot im CRM angenommen, kann daraus automatisch ein Auftrag im ERP entstehen. Sobald im ERP eine Rechnung erstellt wird, ist der Zahlungseingang unmittelbar im CRM erkennbar. Damit wird die Verbindung zwischen kommerzieller Aktivität und finanzieller Realität hergestellt, ohne manuelle Datenübertragungen. Umsatzprognosen stützen sich dadurch auf aktuelle Pipeline-Daten statt auf historische Durchschnittswerte.

Warum das relevant ist: Durch die Verbindung von CRM und ERP wird die Datenlücke zwischen Vertrieb und Finanzen geschlossen. Das ermöglicht belastbarere Prognosen und schnellere Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen.

Häufige Fragen

Wann ist es sinnvoll, Business-Intelligence-Tools zusätzlich zu einem ERP einzusetzen?

Den größten Nutzen bietet Business Intelligence, wenn das ERP bereits als verlässliche Datenbasis dient und die Führungsebene komplexere Fragen beantworten muss, die sich mit dem Standardreporting des ERP nicht unmittelbar klären lassen. Dies ist typischerweise dann der Fall, wenn ein Unternehmen mehrere Produktlinien, Standorte oder Kundensegmente führt und nachvollziehen möchte, wo genau Wert entsteht oder verloren geht.

Wie viel Zeit benötigt die Verbindung von Tableau mit einem vorhandenen Sage ERP?

Sobald die Datenbankverbindung eingerichtet ist, lässt sich Tableau technisch in der Regel innerhalb weniger Tage an Sage ERP anbinden. Mehr Zeit beanspruchen meist die Erstellung relevanter Dashboards und die Schulung der Nutzer. Je nach Komplexität und Anzahl der Berichte kann dies einige Wochen dauern. Erfahrene Implementierungspartner können den Ablauf deutlich beschleunigen.

Ist für den Betrieb dieser Plattformen eine eigene IT-Abteilung erforderlich?

Für die meisten cloudbasierten Plattformen in dieser Liste wird keine eigene IT-Abteilung benötigt. Der Anbieter spielt Updates automatisch ein, übernimmt den technischen Betrieb und ermöglicht bedarfsgerechte Skalierungen. Für die Konfiguration und Weiterentwicklung von Integrationen und Dashboards empfiehlt es sich jedoch, entweder interne Kompetenzen aufzubauen oder mit einem erfahrenen externen Partner zusammenzuarbeiten.

Welcher Fehler tritt bei der Einführung von Business-Intelligence-Lösungen am häufigsten auf?

Besonders häufig wird Business Intelligence auf einer unzureichenden Datenbasis aufgebaut. Sind die ERP-Daten unvollständig, inkonsistent oder schlecht strukturiert, erzeugt selbst das beste Visualisierungstool irreführende Ergebnisse. Investitionen in Datenqualität und eine saubere ERP-Konfiguration sind daher notwendig, damit Business Intelligence den erwarteten Mehrwert liefern kann.

Wie lässt sich der Return on Investment von Business-Intelligence-Investitionen bestimmen?

Zu den unmittelbarsten Kennzahlen zählen ein geringerer manueller Aufwand bei der Berichtserstellung, kürzere Entscheidungszeiten bei strategischen Fragestellungen und eine messbare Verbesserung der Entscheidungsqualität. Unternehmen, die Business Intelligence konsequent einsetzen, berichten regelmäßig von einer deutlichen Verringerung der Zeit, die Führungskräfte für die Interpretation von Daten aufwenden, sowie von einer entsprechenden Zunahme der Zeit für strategische Initiativen.